これまでに、図書ボランティア立ち上げについての記事を書きましたが、いよいよ会の名称が決定しました。
名前は「おひさま」です。
じつは私たちの前に、読み聞かせ団体「おひさまマムズ」がありました。
ところが、何らかの事情で続けられなくなったそうで、以降は学校が主体となってボランティアの募集をかけてきた……という経緯があります。
その前団体の名前をお借りして、「おひさま」にしました。
「マムズ」をとっちゃったのは、お母さんに限定せず、男性にも参加してほしいなあと思ったからです。
「おひさまクラブ」や「おひさまひろば」も候補に挙がったんですけど、なんとな〜くゴロが悪いような気がして……。
ほかにも「Small Moon」や「プラタナス」などの候補がありましたが、子どもたちに親しみやすい平仮名のほうが会の名称にふさわしいということで、「おひさま」になりました。
まだまだ会の本格的な始動にはいくつかのやるべきことがありますが、これまでの経緯を振り返っておきたいと思います。
会を立ち上げようと思ったきっかけについてはこちら
ohanashikai.hatenablog.com会を立ち上げるための第一回目の会議についてはこちら
学校は管理職の承認が必要
前回の会議で、すでに活動されている隣地域の代表の方から、「学校とPTAの承認を取ったほうがいい」とアドバイスをいただきました。
なので、自分たちのこれまでの活動や設立の経緯などを簡単にまとめたPR用紙を作り、それを見てもらうことにしました。
メンバーの中にPTAの常任委員さんがいらっしゃったので、PTA会長さんに事前に連絡してもらい、その後、私が連絡を取りました。「直接、お目に掛かって会の趣旨などを説明したい」と言いましたが、なにぶん年の瀬を迎えていたこともあり、年が改まってからまた連絡することにしました。
「実際に動き始めるのは来年からだな」と思っていた矢先、読み聞かせを担当する先生から連絡があり、会の立ち上げに当たり、教頭先生と話し合いの場を作っていただけることになりました。
前の会議で読み聞かせ担当と図書担当の先生に同席していただいていたので、学校の承認は取っていたつもりになっていたのですが、学校内の活動について管理職の承認が必要なのは、ちょっと考えれば、そりゃー、当たり前ですよね（汗）
というわけで、年明け早々に教頭先生にお目に掛かることになりました。
必要書類はいろいろなんです
教頭先生、読み聞かせ担当と図書担当の先生に、PR用紙をもとに、会設立の趣旨やこれからやってみたい活動などを説明しました。いろいろとやってみたいことはありますが、当面はこれまでの活動をベースにすることで、学校側もそれほど警戒されることはなかったのでは？と思います。後半はほぼ雑談でした（笑）
ありがたかったのは、教頭先生はさっそく隣地域の学校へ連絡され、PTAから助成金を出すつもりであるとおっしゃってくれたことです。
そこで、学校配布用のプリントは学校長・教頭に内容を許可してもらったのちに学校の用紙とコピー機を使用して良いこと、ボランティア募集で校内に集まった保護者の用紙は学校で回収していただくことを確認しました。あと、助成金の承認をPTAの執行部・常任委員会で取る必要があるのですが、こちらも教頭先生がしてくださるそうです。
お忙しいのに、いろいろご尽力をいただけるようで、ありがたいことです。
ついでにPTA会長さんとのやり取りについて、これまでの経緯を報告し、「学校が同席したほうがいいでしょうか？」とお尋ねしたところ、学校運営協議会ならPTA会長さんも出席されるし、そこで説明したらどうかと提案されました。
説明は私がしてもいいし、コーディネーターの方でもどちらでもいいとのこと。
そこで、後日、コーディネーターの方に連絡したところ、やはり実際に会の立ち上げに関わっている人のほうがいいだろうということで、会議前の時間をいただいて私が説明することになりました。
会議のときには、規約・予算案・年間計画の資料があったほうがいいということで、それらの資料を作成しました。
PTA会長さんにも連絡し、協議会の席で会の要旨などを説明することをお話して、了解いただきました。
話が前後しますが、１回目の会議のときに、社会福祉協議会のことを説明していただきました。ボランティア保険を掛ける必要があるし、申請すれば助成金もいただけるそうです。
メールでも連絡できるので、まずはメールで問い合わせたところ、担当者の方の連絡先と申請書を送っていただけました。
申請書に添付する資料として、規約と会員名簿が必要です。
けれど、添付資料では会則と規約が必要とあったり、名簿はどのレベルまでの情報が必要なのかがわからなかったため、電話で問い合わせることにしました。
お昼休みの時間にも関わらず、担当者の方とお話することができました。
会則と規約はどちらか１つでいいこと、会員名簿は個人情報などの関係があるため、名前だけでもいいそうです。
必要書類は郵送でもいいのかなと思いましたが、持参が望ましいとのことなので、協議会で承認を頂けたあとに、訪問する予定です。担当者がいれば、土曜日でもいいらしいですが、それは再度の連絡のあとにわかるようですね。
名称決定の会議を開催することは決めていたので、そのときに関係書類を会員さんに確認してもらい、手直しを加えました。
これを教頭先生に見ていただくようにお願いしたところまでが現状です。
作成資料と反省点
まだ道半ばですが、これまでの作業をまとめておきたいと思います。
まず、これまでに作成した資料は以下のとおりです。
1. PR用紙
2. 規約
3. 予算案
4. 年間計画（いちおう前年度の実績も入れておきました）
反省としては、学校でする活動なので、学校管理職にご挨拶したいことを担当の先生に伝えておくべきでした。PTA会長へのご挨拶はそのあとでも良かったですね。
学校・学校運営協議会・PTAという組織がどのような関係性を持っているのかということを理解したうえで、図書ボランティアはどういう立ち位置にあって、どういう順番で、誰に相談すればよいのかを考えればうまくいくような気がします。幸い私は過去にPTAの常任委員をしていたこともあって、多少は理解していたと思いますが、隣地域の立ち上げのようにPTA役員の立場で始めたほうがスムーズだったかも。
改めて思ったのは、会を設立するには「人脈」。これ、大事ですね。
今後の活動もアップしていきたいと思います。これから図書ボランティアの会を立ち上げようと考えている人にとって、少しでも参考になればいいな〜。
